Lỗi Outlook Data File đạt dung lượng tối đa khi dùng Outlook App
Lỗi Outlook Data File đạt dung lượng tối đa khi dùng Outlook App
“The Outlook data file ... .ost has reached the maximum size.”
File dữ liệu Outlook (.OST) đã đạt giới hạn dung lượng, nên Outlook không thể lưu thêm email mới.
Nguyên nhân: File .OST là file Outlook dùng để lưu:
- Calendar
- Attachments
- Cache mailbox
Khi dung lượng file quá lớn (thường ~50GB với Outlook mới), Outlook sẽ báo lỗi này.
Đối với trường hợp này, Xóa file OST thì Outlook vẫn tải lại toàn bộ mail từ server, nên nếu mailbox lớn thì OST sẽ lại phình ra như cũ.
Mình chọn cách tạo Profile mới và chọn cache 6 tháng để giảm số lượng mail được đồng bộ về máy (Chỉ tải email 6 tháng gần nhất.
1️⃣ Giảm số mail được sync về máy (cách hiệu quả nhất)
Vào:
File → Account Settings → Account Settings → Change
Ở mục Mail to keep offline
Chọn:
- 1 year
- 6 months
- 3 months
Ví dụ chọn 1 year thì Outlook chỉ tải mail 1 năm gần nhất về OST.
➡️ Mail cũ vẫn nằm trên server, tìm vẫn thấy.
2️⃣ Archive mail cũ sang PST
Chuyển mail cũ ra file riêng.
File → Info → Tools → Clean up old items
Archive mail trên 1-2 năm sang file .pst
➡️ OST nhẹ đi rất nhiều.
3️⃣ Dọn các mail có file đính kèm lớn
Thường OST to là do attachment.
Tìm mail lớn:
Search trong Outlook:
size:>10MB
hoặc
hasattachments:yes size:>5MB
4️⃣ Dọn folder Sent Items
Folder Sent Items thường chiếm dung lượng rất lớn.
Bạn có thể:
Xóa mail sent cũ
Archive mail sent
5️⃣ Tăng giới hạn OST (nếu mailbox công ty quá lớn)
IT có thể nâng giới hạn từ 50GB → 100GB.
Nhưng cách này chỉ trì hoãn lỗi, không giảm dung lượng.
💡 Thực tế trong công ty IT thường làm:
1️⃣ Sync mail 1 năm
2️⃣ Archive mail cũ
3️⃣ Compact OST
→ OST giảm từ 40GB xuống còn ~5-10GB
Các cách khắc phục
1️⃣ Xóa bớt email không cần thiết
- Xóa email có file đính kèm lớn
- Xóa trong:
- Inbox
- Sent Items
- Deleted Items
- Sau đó Empty Deleted Items
2️⃣ Dọn dẹp mailbox (khuyên dùng)
Vào: File → Tools → Mailbox Cleanup, rồi:
- Tìm email lớn
- Xóa email cũ
3️⃣ Xóa file OST để Outlook tạo lại (cách nhanh)
⚠️ Chỉ dùng nếu email đang sync với server (Exchange / Office365)
Bước làm:
- Tắt Outlook
- Vào đường dẫn:
C:\Users\camtu\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
- Xóa file:
ca@vietx.com.vn.ost
- Mở lại Outlook → Outlook sẽ tự tạo lại file OST mới
4️⃣ Giảm dung lượng mailbox sync
Vào:
File → Account Settings → Account Settings → Change
Giảm:
Mail to keep offline
ví dụ từ All → 1 year
Khuyến nghị:
Nếu mailbox công ty dùng lâu năm → nên archive email cũ để tránh OST quá lớn.
Một số cách khác:
1️⃣ Compact (nén nhỏ) file Outlook
Sau khi xóa mail, file OST không tự giảm dung lượng, cần nén lại.
Cách làm:
- File
- Account Settings
- Account Settings
- Tab Data Files
- Chọn file .ost
- Settings → Advanced → Outlook Data File Settings
- Chọn Compact Now
➡️ File OST sẽ giảm dung lượng đáng kể.
2️⃣ Lưu email cũ ra file PST (Archive)
Thay vì để hết trong OST.
Vào:
File → Info → Tools → Clean up old items
Chọn:
- Archive mail older than (ví dụ: 1 năm)
Outlook sẽ tạo file:
archive.pst
Email cũ sẽ chuyển sang file này → OST nhẹ lại.
3️⃣ Tăng giới hạn dung lượng Outlook (cách IT hay dùng)
Có thể tăng giới hạn OST lên 100GB bằng Registry.
Bước làm:
- Windows + R
- Gõ:
regedit
Đi tới:
HKEY_CURRENT_USER
Software
Microsoft
Office
16.0
Outlook
PST
Tạo 2 key DWORD:
MaxLargeFileSize = 102400
WarnLargeFileSize = 97280
➡️ Giới hạn tăng lên khoảng 100GB
⚠️ Cách này thường do IT làm, không khuyến khích nếu máy yếu.
4️⃣ Tắt cache Exchange (giảm dung lượng OST)
Nếu dùng mail công ty Exchange:
File → Account Settings → Change
Bỏ tick:
Use Cached Exchange Mode
➡️ Outlook sẽ không lưu toàn bộ mail xuống máy.
💡 Cách nhanh nhất thường dùng:
1️⃣ Xóa OST
2️⃣ Mở Outlook để sync lại
→ 90% trường hợp hết lỗi ngay.